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a). Estado Actual de los Reportes
Tradicionalmente los reportes han sido el medio principal para tener información en las manos. Tanto reportes en papel como en el escritorio, el usuario depende de ellos para comunicar a la gente lo que está ocurriendo en la empresa vía los almacenes de información. Los reportes tienen en las bases de datos su principal fuente de alimentación y han brindado al usuario final -entendido éste como cualquier persona que requiera un reporte-, la posibilidad de consultar y publicar lo que las bases de datos poseen, la limitante que siempre ha existido en este sentido es que el generar un reporte implica manejar algunas habilidades técnicas relacionadas con las bases de datos y las herramientas de software.

Los reportes o las consultas son requeridos por cualquier persona dentro de la organización, de hecho, no es una labor que esté limitada a un nivel jerárquico o puesto. Cuando un usuario con poca preparación técnica (secretarias, ejecutivos, etc.) requiere de un reporte o consulta, lo hace vía terceros, el tradicional entorno es hacer la solicitud de información a sistemas y obtenerla después de cierto tiempo, el tiempo puede ser irrelevante o puede significar la pérdida de vigencia de la información reporteada.

El usuario técnico realiza los reportes y para ello necesita conectarse a la base de datos, posteriormente, diseñar el formato requerido y, al final, obtener los datos. Tanto la conexión como el formato son tarea de sistemas, la obtención de datos se comparte con el usuario final, con esta lógica se entiende que el usuario final no puede manipular sus reportes en caso de necesitar modificaciones o adecuaciones al mismo, por lo tanto continua la dependencia, incluso, para modificaciones mínimas.

Los usuarios con algunas habilidades computacionales pueden hacer uso de los reporteadores orientados a los usuarios de sistemas, pero solo para obtener reportes sencillos, no el tradicional reporte complejo que es el más útil, además, la gente que toma decisiones no debe perder su tiempo en procesar la información para después analizarla.

Algunas de las limitantes propias de la generación de reportes en la actualidad son:

• Integración

Los reportes complejos que necesitan de más de una fuente de información se realizan extrayendo los datos en un primer momento y, posteriormente, procesándolos en una herramienta que los integre (hojas de cálculo, archivos de texto, Access, etc.). Esto implica preparar la información antes de que se encuentre lista para ser reporteada y la preparación normalmente llevan horas o hasta días con la consecuente pérdida de tiempo en funciones secundarias improductivas.

• Distribución

Los reportes se imprimen y posteriormente se distribuyen de forma manual o mediante fax. También se generan en pantalla y, luego, se envían mediante fax o correo electrónico, con lo que hay dos actividades involucradas que generan pérdida de tiempo en su ejecución: la publicación y la distribución.

• Dependencias de sistemas

Las bases de datos se eficientizan para almacenar datos no para consultarlos. Los lenguajes de consulta se adaptan a la estructura de las bases de datos. En función del conocimiento necesario, tanto de las bases de datos a consultar como de los lenguajes técnicos necesarios, el usuario final no está en posibilidad real de obtener su propia información, por tal motivo la dependencia de gente de sistemas es muy grande y provoca el que se tengan los reportes cuando la gente de sistemas dispone de tiempo y recursos para hacerlo, visto de otro modo, si la gente de sistemas no lo hace, el usuario final no los tendría a la mano.

• Seguridad

Al dejar en manos de terceros la generación de reportes se da pauta a que la información valiosa para la empresa pueda ser filtrada y utilizada por personas que no son los directamente interesados en utilizarla. Un reporte de sueldos y prestaciones de los empleados, solicitado por Recursos Humanos, puede ser un detonante de conflictos en manos de inconformes.

b). Herramientas de consulta y reporteo
Las herramientas de consulta y reporteo (Query & Reporting Tools) son una categoría de herramientas de BI. Con las herramientas de reporteo orientadas al usuario final se pretende eliminar la dependencia del área de sistemas al manejar una capa intermedia entre complejidad técnica y usuario final.

Las herramientas de reporteo orientadas al usuario final son software que aísla la compleja capa técnica propia del lenguaje de sistemas, tal como lenguaje SQL, uniones de tablas y nombres crípticos, al organizar los datos de la terminología de negocios. El resultado es que el usuario final o intermedio tiene una vista mucho más parecida a su concepción del negocio, o al menos lo suficiente como para poder generar sus propios reportes y publicación de los mismos, sin depender de los usuarios técnicos.

El usuario de sistemas continua participando, pero básicamente en el control sobre el acceso a bases de datos, administración, mantenimiento, seguridad, impacto en la red e incluso, creación única de reportes complejos; el usuario final tiene solo un ambiente amigable en el que es posible crear sus propias consultas y reportes.

Una herramienta de reporteo puede también publicar los datos que se encuentran almacenados en un Data Warehouse, pues físicamente el Data Warehouse es también un almacén de datos. Desde ese punto de vista, se brinda con la tecnología, la posibilidad de que el usuario final no solo consulte y publique la información a detalle, sino información concentrada y agrupada; de ahí que también sea considerada como el soporte último para el máximo nivel de detalle de un DSS.

Cierta duda ha surgido en cuanto a la verdadera posibilidad para que el usuario final realice sus reportes y posteriormente los explote. Definitivamente depende del nivel en el cual ubiquemos al usuario final y, evidentemente, del nivel de conocimientos en materia de computación que pueda tener. Un usuario final puede ser cualquier persona que requiera hacer una consulta o reporte y éste puede ir desde una secretaria, un asistente, un gerente o un director, cualquiera que necesite información procesada de fuentes de datos es un usuario potencial. Sin embargo, a pesar de que el manejo de una herramienta como Excel se ha considerado un estándar que pueda utilizar cualquier administrativo de cualquier nivel, no todas las personas pueden decir que verdaderamente saben utilizar, para fines prácticos, esa herramienta. Precisamente, para ese tipo de usuarios, las herramientas de reporteo no serán útiles más que para explotar los reportes que previamente se hayan realizado, es decir, ejecutar reportes. Otro tipo de usuario, con algunos conocimientos, si podrá construir sus propios reportes, que siguen siendo tarea de gente de sistemas, pues requieren de un procesamiento de la información antes de que sea "pintada" y, para ello, son necesarios procedimientos externos a los datos con lenguajes de consulta altamente técnicos.

Dependiendo del nivel del usuario puede disminuirse o eliminarse la dependencia de sistemas y pueden las herramientas de reporteo mantener 3 niveles de dificultad:

• Usuarios poco expertos (gerentes tácticos, directores ejecutivos) quienes solicitan la ejecución de reportes o consultas predefinidas, según parámetros predeterminados.

• Usuarios con cierta experiencia (asistentes, gerentes operativos, secretarias especializadas) pueden generar consultas o reportes flexibles, apoyándose en una interfaz gráfica intuitiva.

• Usuarios muy experimentados (sistemas) pueden crear e incluso escribir, total o parcialmente, la consulta en un lenguaje de consulta.

Una herramienta de reporteo orientada al usuario final debe también poseer algunas utilidades adicionales que faciliten la generación y publicación de reportes.

• Intuitivo

Como cualquier herramienta de BI, la característica común es su facilidad de uso e intuición. Con apoyo en interfaces gráficas y visuales, un usuario con una formación estándar podrá hacer uso de una herramienta de este tipo.

• Seguridad

Deben brindar seguridad para el acceso a los reportes, tanto a nivel usuario como por grupos e, incluso, en el grado de profundidad de cada usuario a la información. Esto con la idea de que la información privada no sea accesible por cualquier persona.

• Publicación y distribución

Una función importante de las herramientas es eliminar la doble actividad de ejecutar y publicar primero un reporte y, posteriormente, distribuirlo a quien lo necesita. La publicación de una consulta normalmente se realiza mediante fax, correo electrónico, archivo e, incluso, de mano en mano. El objetivo con las nuevas herramientas es facilitar estas actividades. En el momento que un usuario pueda ejecutar, desde cualquier lugar, una consulta y mandarla imprimir in-site, se está eliminando la doble función de publicación y distribución. Las herramientas de reporteo deben permitir realizar consultas desde su PC en modo Cliente / Servidor, Intranet o Internet e imprimir cualquier consulta.

• Navegación

La interrelación de reportes es también frecuente para generar sistemas basados en reportes y reportes auxiliares. La navegación entre ellos mediante ligas e hipervínculos es una funcionalidad más.

• Programación automática

Generación de instrucciones para que los reportes se ejecuten automáticamente e incluso se distribuyan mediante correo electrónico.

• Reportes dinámicos

Permitir el ingreso de parámetros de valor que hagan un reporte flexible y dinámico en el momento de su ejecución. Con esto se economizan esfuerzos al ejecutar muchas consultas a partir de un solo reporte.

• Reportes por excepción

Para no consultar una cantidad muy grande de información debe existir la posibilidad de brindar reportes por excepción, es decir, lo que no cumplan con las condiciones de generalidad.