G3 Ltda - BITAM - Business Intelligence

"EIS se refiere a cualquier sistema de software que muestre información ejecutiva de las diferentes áreas del negocio en un solo sistema, facilitando el monitoreo de la empresa." David Abdo

El EIS es una técnica de más alto nivel dentro de la herramientas de BI. Tiene como objetivo primordial proveer de toda la información necesaria a la gente que toma decisiones, de modo fácil y prácticamente sin necesidad de interactuar con el mismo sistema. En términos formales, "un EIS es un sistema de información que permite a los ejecutivos acceso rápido y efectivo a información compartida, crítica para el negocio, utilizando interfaces gráficas." [González, Marisol]. Las interfaces que son utilizadas en estos sistemas deben ser más sofisticadas que los sistemas transaccionales y deben incluir, en el menor número de páginas posible, la mayor cantidad de información que el usuario necesita para monitorear su empresa.

La función principal de un EIS es el monitoreo de la empresa o de una área de negocio específica. Se debe entender que el monitoreo implica una visualización de lo que se quiere controlar y, por tal motivo, no debe existir mayor esfuerzo por parte del usuario que simplemente ver las consultas que cotidianamente realiza. La información que un EIS presenta es producto de indicadores empresariales que cotidianamente son evaluados para analizar su comportamiento y lo que permite determinar su cualidad son las propiedades que le son asignadas a cada indicador. Por ejemplo, la cuota de ventas para cada vendedor en una empresa es un indicador de su productividad dentro de la organización. Un vendedor que haya logrado una cuota de 9,000 USD el mes anterior, tiene una cantidad que, por si sola, no dice mucho, no se sabe si es buena o mala la cantidad que logró vender. La compañía previamente diseña las "propiedades" de la métrica, que son indicadores para evaluar el comportamiento. Por información histórica se determina que menos de 8,000 USD está considerado como una cuota baja, entre 8,000 y 10,000 USD se encuentra en un rango normal, y mayor de 10,000 USD es una cuota alta que merece un bono adicional equivalente a un porcentaje sobre la diferencia. A cada uno de los calificadores se le asignan ciertas características con la intención de identificar rápidamente el rango en que se encuentran. Con esta explicación se podría entender que en este caso, las consultas para determinar las ventas son predefinidas, un EIS siempre debe estar a la mano. Para este ejemplo, un Director de Ventas puede simplemente abrir una consulta predefinida que le presente aquellos vendedores con una cuota superior a 10,000 USD, quienes se harán acreedores a un bono adicional; de la misma forma puede visualizar fácilmente quienes no hayan logrado su cuota para tomar decisiones correctivas. En caso de que el Director deseara ver más información relacionada con un vendedor y entrar a detalle a ver sus ventas, cantidades o clientes, estaría entrando a un Sistema de Soporte de Decisiones (DSS), el cual, a pesar de que en conjunto con un EIS, forman una poderosa solución de BI, pero merece una explicación independiente por la diferencia de su uso. Debido a la función principal de monitoreo, un EIS es considerado como un sistema muy fácil de usar y de desarrollar, pero con funcionalidades analíticas muy limitadas.

La diferencia de los EIS con otros sistemas no solo es la vistosidad y facilidad de uso. Aparte del front-end, los EIS interpretan y manipulan de forma diferente la información, pues trabajan con formatos de datos no típicos, tales como Data Warehouse o Data Mart. Prácticamente todos los EIS obtienen sus datos de matrices multidimensionales denominadas "cubos" y las herramientas en las que se desarrollan estos sistemas tienen tecnología que permite realizar consultas amplias y complejas de diversas fuentes de datos en tiempos mínimos.

Las partes importantes de un EIS son: la interfaz de usuario y la base de datos multidimensional, esto montado en una arquitectura Cliente/Servidor. Normalmente las pantallas o escenarios que se le presentan al usuario final poseen información que se obtiene vía remota del servidor en donde existe, de forma consolidada, proveniente de múltiples fuentes de datos. El Cliente es precisamente el usuario final, a quien se le debe presentar, de una forma amigable y sencilla, la mayor cantidad de información posible para que le apoye a visualizar sus variables de control del área específica que gestiona. Cada escenario en un EIS se adecua a los casos particulares de cada usuario, proveyendo la información necesaria para tomar decisiones.

En la mayoría de los casos, los EIS tienen en la gráfica su principal medio de representar información al usuario, pues es la forma más sencilla de tener compartivos entre variables. Esto y las tablas son una forma bastante sencilla, pero útil para otorgar información al usuario, pero esos componentes deben complementarse con otras utilerías y otros componentes que permitan no solo ver, sino también analizar lo que está pasando en la empresa con solo mover el ratón. En términos prácticos, un tomador de decisiones puede entender más el comportamiento de su empresa si ve escenarios en donde no sea necesario interactuar, pero que tenga lo que necesita para controlar su negocio y, solo en caso de ser necesario, interactuar de modo intuitivo (casi siempre con doble clic o arrastre) para obtener más detalle

Executive Information System / Enterprise Information System / Executive Intelligence Systems / Executive Information Software / Everyone's Information System

Las empresas se están dando cuenta que la solución de EIS se está convirtiendo en una solución de alcance empresarial. A pesar de que su origen es en los mandos directivos, su funcionalidad, sencillez y utilidad han llevado a que cualquier persona que necesite estar enterada de algún tipo de información para tomar una decisión, sea susceptible a ser usuario de un EIS. El enfoque original hacia el control o gestión de las empresas sigue siendo útil para algunos, pero no para todos, de ahí que la comunicación interna comience a sustituir al control. Surge, sin embargo, un problema semántico, pues la definición original está orientada al uso ejecutivo, la verdad es que no existe tal problema, dependiendo de la interpretación que se le quiera dar al término 'Ejecutivo'. Si Ejecutivo implica la gente que lleva el rumbo estratégico de la empresa, como son Directores y Gerentes, entonces no aplica una universalidad del término; si Ejecutivo implica aquellas personas que toman una decisión, sin importar lo operativo o estratégico de su decisión, entonces si aplica. Lo importante no es definir Ejecutivo, sino entender que poco a poco comienza a utilizarse en toda la empresa este tipo de soluciones. En función de eso, si el término Ejecutivo genera diferencias, puede modificarse y de hecho se está modificando hacia un nuevo significado derivado del original. EIS se puede leer como Sistema de Información Empresarial (Enterprise Information System) o Sistema de Información para todos (Everyone's Information Systems).

Mucha gente aun no comprende como puede, por ejemplo, utilizar un supervisor o un jefe de algún departamento un EIS. Supongamos una empresa de mensajería y paquetería, en donde existe un operador que necesita constantemente monitorear el estatus de los paquetes y las unidades que los transportan, pues los clientes solicitan información para ver el estado de su envío. Puede hacerlo en una interfaz que le presente en un mapa las unidades de transporte, en la misma pantalla puede ver las rutas y horarios de las unidades, así como la cantidad de paquetes que transporta y sus embarques, y desembarques previos. Si el embarque no presenta ninguna clase de contratiempo y ningún cliente solicita el estatus de su envío, la pantalla lo único que hace es mantener informado al operario con información importante referente al proceso de embarque y que, en un momento determinado, puede apoyar una decisión. De la misma forma puede tener pantallas históricas sobre la eficiencia y eficacia de su flotilla, y su sistema de entregas, así como otras más relacionadas con los servicios brindados por su empresa. Todas estas pantallas, con diferentes formas de reflejar el estado actual y/o pasado de la empresa son EIS.

Un jefe de producción, en otro ejemplo, puede tener una pantalla que le esté informando constantemente sobre sus líneas de producción, material, tiempos, trabajadores, etc., para que, si llega a detectar problemas en ese momento, pueda ejercer medidas correctivas; si no hay problemas, continua monitoreando.

Sin importar tipos de información o puestos, las empresas se están haciendo mucho más planas y comienzan a sustituir el control por la autonomía, de ahí que los EIS estén siendo más universales y útiles en cualquier parte, pues brindan información útil de un modo sencillo para tener comunicación total.

Si consideramos que una pantalla de información valiosa es un EIS, prácticamente cualquier hoja de cálculo e incluso un reporte de producción podría serlo. Para ser considerado un EIS, un sistema debe reunir una serie de características adicionales a las que por defecto debe contener al formar parte de la Tecnología de Business Intelligence, es decir, brindar información y que sirva de apoyo a la toma de decisiones.

• Interfaz gráfica fácil de usar y ver

La heterogeneidad en cuanto a la formación académica que un usuario final posee, es enorme. Puestos claves pueden ser asumidos por Economistas, Administradores, Contadores, Informáticos, Actuarios, Ingenieros Industriales, etc., el único elemento común es un mínimo de conocimientos necesarios para manejar una herramienta como Excel. Sin embargo, lo que no está bien definido es el límite superior de sus conocimientos.
Un EIS está diseñado para un usuario final que no forzosamente domina herramientas computacionales complejas, e independientemente de que las domine, no debe invertir una parte importante de su tiempo en conocer y, posteriormente, utilizar herramientas complicadas. Bajo esta filosofía es que se menciona como una característica de los EIS el que posean interfaces gráficas sencillas, que tengan una curva de aprendizaje corta y, además, deberán ser vistosas e intuitivas para facilitar la labor de monitoreo del tomador de decisiones. La idea es que se interactue con el sistema el menor tiempo posible, de hecho, solo cuando alguna propiedad de una métrica indique que es necesario conocer el por qué de un valor.

• Alarmas o semáforos

Un típico EIS cuenta con funciones que le permiten al usuario notar rápidamente los errores y los valores destacables de la información. Es una de las características principales, ya que las propiedades que le son asignadas a los valores son las que permiten verdaderamente "monitorear" la información, de otro modo el ver datos planos provocaría que el usuario investigue cada uno de los valores y, posteriormente, los compare contra identificadores antes de poder determinar si son "buenos" o "malos". La tendencia es hacia interactuar cada vez menos con los sistemas y para ellos, las alarmas se vuelven indispensables, ya que disparan indicadores para que el ejecutivo solo ponga atención donde se han sobrepasado ciertos rangos de tolerancia. Estos indicadores pueden ir desde simples colores de letra y fondos, hasta el envío de correos electrónicos o mensajes por radiolocalizador.

• Tableros de Control

Surgiendo en Francia con el nombre de Tableau de Bord, el Tablero de Control es una herramienta que en un principio utilizaba indicadores financieros para permitir desarrollar diferentes procesos de negocio. Su especialización ha tomado el camino hacia el CMI (Cuadro de Mando Integral), que ya es una poderosa herramienta para dirección, que no solo utiliza indicadores financieros, sino también los no financieros para dirigir de forma proactiva a la empresa en la consecución de objetivos a mediano y largo plazo. El Tablero de Control no forzosamente implica una metodología de trabajo, en ese sentido es algo más sencillo que puede llegar a un nivel de especialización tan amplio como uno lo quiera, por ejemplo, empleando la metodología del Balanced Scorecard para implementar un sistema de monitoreo del estado de salud corporativa.
Un Tablero de Control es una utilería en la cual el usuario puede monitorear con indicadores de cualquier tipo a su empresa o el área que tenga a su cargo. Diversos componentes le apoyan en esa actividad, pues cada indicador puede asociarse a un tipo de control específico. Con el tablero de control se pretende destacar los principales aspectos a monitorear, ya sea para el control o para la comunicación. El fin último es tener la información necesaria para apoyar una decisión en la menor cantidad de pantallas.
Hay que considerar también que por la misma evolución de los EIS, la función de controlar con un tablero sigue siendo la más común, pero no es la única, en algunos casos se comienza a sustituir la palabra Control por Comunicación; no debe sorprendernos si entendemos el motivo.

• Administración de una sola Página

De la mano del Tablero de Control, la Administración de una Sola Página significa colocar el mayor número posible de indicadores destacables de la empresa en el menor número posible de páginas, además, permitir la navegación hacia otras páginas con más información, ya que, definitivamente es prácticamente imposi-ble colocar toda la información valiosa en un solo lugar.

• Integración de información proveniente de los cubos

El usuario tiene muchas veces la necesidad de tener información proveniente de múltiples sistemas o bases de datos. De hecho, para tomar una decisión estratégica es necesario poseer información de toda la empresa, no solo de una parte de ella. Un EIS debe permitir integrar información de cualquier aplicación y presentársela al usuario final de una forma transparente para él. Esto es la base para no moverse entre aplicaciones, al integrar la información de múltiples fuentes de información es posible la Administración de una Sola Página en un Tablero de Control, el no hacerlo representa una limitante al usuario con la consecuencia de moverse hacia otras pantallas e, incluso, hacia otras aplicaciones con información dispersa.